Réussir à transférer son local professionnel sans perdre la moitié de ses dossiers ou le tiers de ses clients, c’est soit une mission impossible soit un défi logistique. Alors, vous le prenez comment vous, le contrôle des opérations ?
Ne badinez pas avec la check list.
Ne cherchez pas à improviser le moindre détail : organisez, planifiez, coordonnez et posez vous les bonnes questions à temps. Une fois votre nouveau local trouvé, faites-en réaliser un audit afin de ne pas passer à côté d’une contrainte dissimulée ou d’une mise aux normes négligée. Posez votre préavis à temps, puis consacrez toutes les ressources nécessaires au choix de votre déménageur, et à vous baser sur un cahier des charges précis et rigoureux. N’hésitez pas à engager plusieurs prestataires, chacun sélectionné selon sa spécialité (transfert de mobilier, de fichiers…). Si vous avez la moindre question, pour le choix des prestataire, n’hésitez pas à poser la question à Julien sur son site spécialisé.
N’ayez pas peur de déléguer.
Ne chargez pas trop la mûle (à savoir vous), sinon vous risquez de vite vous retrouver débordé. Confiez des missions ciblées à des personnes-relais. Et faites intervenir l’ensemble des salariés en les mobilisant sur des actions précises qui les mettront à contribution sans pour autant trop les déconcentrer.
Un esprit zen grâce à des archives saines.
Rien ne servira de vous apitoyer quand vos cartons de dossiers et d’archives clients auront été oubliées, dispersées ou égarées, car le mal sera fait. Alors à l’aube d’un petit ou d’un grand déménagement, il est grand temps de multiplier les modes et les sources d’archivage : copies papiers, copies numériques, sauvegardes sur disques externes, sauvegardes par clouds… Ce sont ceux qui en sauvegardent le plus qui en perdent le moins.
Un client averti le vit mieux.
Ne la faites pas à vos clients : un déménagement, ça entraine forcément une période de transition durant laquelle vous serez moins disponible, moins réactif, voire complètement inopérant. Alors soyez franc, et surtout, soyez prévoyant. Encouragez votre client à prendre de l’avance sur ses attentes et ses besoins à court et à moyen terme, anticipez (par ici) tout ce qui peut l’être, et planifiez les échéances en fonction des périodes d’entrave causées par votre déménagement.
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