Lorsque l’on gère une entreprise depuis un certain temps, on finit toujours par avoir des archives. La question qui se pose alors est : combien de temps faut-il conserver des vieux documents pour ne prendre aucun risque ?

Quelques informations sur la conservation des documents d’entreprises

De manière générale, il est indispensable de trier et de conserver la plupart des documents professionnels. Ceux-ci pourront vous être demandés des années plus tard en cas de litige et vous permettront de faire valoir vos droits. Le délai de conservation des documents d’entreprise varie en fonction de leur usage et de leur nature. Les durées que nous vous indiquons ici, en tant que conseil juridique, sont des durées minimales durant lesquelles il est fortement conseillé de pouvoir présenter ces éléments.

Durée de conservation des documents professionnels

Les documents civils et commerciaux sont ceux que vous devrez conserver le plus longtemps. Les contrats et document bancaires devront demeurer en votre possession 10 années durant tandis que les contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers pourront vous être demandés pendant 30 ans. Les documents comptables comme les comptes annuels ou les pièces justificatives (factures, bons de commandes) doivent également être conservés une dizaine d’années après la clôture de l’exercice. Les autres pièces justificatives doivent pouvoir être présentées sur une durée plus réduite. Les documents sociaux des sociétés commerciales et les documents relatifs au personnel pourront vous être demandés pendant 5 ans (moins dans certains cas). Nous vous conseillons enfin de conserver vos documents fiscaux au minimum 3 ans.

Renseignements complémentaires

Tous les cas de figure n’ont bien évidemment pas été abordés, vous pouvez vous adresser à un spécialiste pour plus de renseignements. Sachez toutefois que les documents sous format papier et électronique ont la même valeur sur le plan juridique (ce qui n’est pas le cas si vous les scannez vous-même). Les peines encourues pour la non présentation des documents ou pour leur destruction est relativement lourde. N’hésitez donc pas à solliciter un service juridique ou des sites de gestion. Soyez donc très prudent avec vos éléments d’entreprise !

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