Avec l’avancée de la technologie, les entreprises se voient libérées d’un certain nombre de paperasse, principalement grâce aux logiciels de gestion en 360 qui se multiplient. Cependant, une entreprise doit garder toute trace d’une activité quelque part afin de justifier telle ou telle démarche dans le présent et dans le futur. Bref, elle doit archiver les documents.
Il n’est pas nécessaire de préciser l’importance de garder un exemplaire d’un document pour une entreprise. Chacune a sa manière de garder les documents. Certaines réservent une pièce pour y déposer tous les documents relatifs à l’entreprise depuis sa création en vue de retracer toute son activité et son parcours.
La nécessité d’une politique d’archivage
Archiver des documents ne signifie pas les regrouper et les jeter aux oubliettes. Ce n’est ni une tendance ni une simple formalité. C’est pourquoi une entreprise doit mettre en œuvre une politique d’archivage. Il faut savoir classer et classifier les documents pour permettre une consultation rapide.
Cette politique doit donc correspondre aux besoins de l’entreprise. Pour les grandes entreprises, il est primordial de s’en remettre à un tiers-archiveur compétent comme archiveco.fr car les archives doivent être gérées de sorte à les mettre à la disposition de l’entreprise et surtout d’en constituer une source d’informations consultables à tout instant pour l’administration fiscale.
Par ailleurs, une bonne politique d’archivage répond à de multiples besoins : social, juridique, économique, commercial… Que les documents soient archivés en version papier ou numérique, la politique doit assurer leur pérennité, leur intégrité, leur sécurité, leur traçabilité ainsi que leur disponibilité. Voir ici.
La mise en œuvre d’une politique d’archivage
En premier lieu, une entreprise doit définir une stratégie de mise en œuvre. Cette stratégie dépend surtout de la nature des documents à archiver (version papier ou électronique). Pour ce faire, l’entreprise doit mobiliser une équipe compétente afin de mener à bien le projet de mise en œuvre.
Un chef de projet sera nommé pour superviser les autres, mais il y a aussi l’archiviste principal qui s’occupe de l’archivage proprement dit une fois que tout est mis en place. La Direction de l’entreprise doit suivre de près l’évolution du projet. Celui-ci consiste en premier lieu à rassembler tous les documents de l’entreprise (dans les directions et sous-directions) quel que soit leur format.
Une copie de chaque document suffit mais il doit répondre aux critères de l’archivage mentionnés plus haut. Il en va ensuite de la décision du chef de projet de les externaliser ou non, c’est-à-dire les remettre à un tiers-archiveur, avec le consentement du dirigeant. Si une entreprise est récente, elle peut se passer de ce service, mais ça reste tout de même la meilleure solution.
Beaucoup d’entreprises sont réticentes à l’idée de confier des documents, surtout confidentiels à un tiers-archiveur par peur qu’ils n’atterrissent entre les mains de mauvaises personnes. Cependant, vous avez le contrôle total sur vos documents car vous leur confiez uniquement la responsabilité de vos documents.
Le but de l’externalisation est de rendre les documents accessibles et de demander une restitution définitive à tout moment. En fait, c’est l’objectif de la politique d’archivage elle-même. Les critères de consultation sont définis dans la stratégie de mise en œuvre pour garantir la sécurité de l’entreprise. Les archives peuvent être détruites si les documents ne sont plus utiles, mais attention, car il n’y a plus de retour possible.
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